La preinscripció i l'admissió d'alumnes: la secretaria us acompanya en el tràmits
"Les tasques que es realitzen són molt diverses i moltes vegades van més enllà de les estrictament encomanades per l'administració"
Alexandra Subirats
Publicat: el 16/mai/21
Els experts |
Dins l'organigrama d'un centre educatiu hi ha un departament que és imprescindible per al bon funcionament de tota l'estructura organitzativa: la secretaria.
La seva funció és la de realitzar la gestió acadèmica i administrativa de tot el centre. Principalment, es gestiona la informació i dades dels expedients dels alumnes, des d'abans de matricular-se al centre i fins anys després que l'alumne hagi finalitzat els estudis. Les tasques que es realitzen són molt diverses i moltes vegades van més enllà de les estrictament encomanades per l'administració. Podem destacar la informació de l'oferta acadèmica, la preinscripció, la matrícula, la gestió de l'expedient personal i acadèmic, la tramitació de les titulacions, certificats acadèmics i beques, entre molts altres, però també l'acompanyament a les famílies i alumnes en totes les gestions.
Al mes de maig i juny, a la secretaria del centre coincideixen dos processos molt importants: la finalització del curs escolar, amb la gestió acadèmica-administrativa que això comporta, i la preinscripció per al curs següent per als nous alumnes. És aquest últim procés que volem explicar-vos.
L'institut FP de Sant Cugat oferta 5 famílies professionals: Administració i gestió, Comerç i Màrqueting, Electricitat i Electrònica, Serveis Socioculturals i a la Comunitat i Hoteleria i Turisme amb cicles formatius de grau mitjà i de grau superior, sent un centre especialitzat exclusivament en formació professional amb itinerari DUAL en tots els cicles. Cada cicle està organitzat en dos cursos acadèmics i de cada curs s'oferten 30 places. Podeu trobar la informació a la pàgina web de l'institut.
Quan un alumne vol accedir a un cicle formatiu, cal que faci prèviament una preinscripció, és a dir, un cop té clar el que vol estudiar i on vol estudiar ha de fer una sol·licitud i seguir tot el procés de preinscripció fins arribar a la llista d'alumnes admesos, moment en el que ja pot fer la matrícula per al curs 2021/22.
El dia 11 de maig s'inicia aquest procés de preinscripció per als cicles de grau mitjà i el dia 25 de maig per als cicles de grau superior. El tràmit s'ha de fer de forma telemàtica a través de la pàgina web del Departament d'Educació que és qui regula i assigna les sol·licituds, posant en primer lloc el centre i el cicle que es vol estudiar com a prioritari, i afegint per ordre de preferència, els altres cicles i/o centres docents als que es vol accedir en el supòsit que no tinguin plaça en el primer centre i cicle demanat.
Els requisits d'accés a cada cicle es poden consultar a la nova pàgina del Departament d'Educació Tria Educativa, però cal tenir en compte que un cop es tenen els requisits acadèmics, les sol·licituds s'ordenen segons les diferents vies d'accés als cicles, i dins de cada via d'accés s'ordenen segons el criteri de prioritat de la qualificació mitjana dels estudis, del curs o de la prova d'accés de cada alumne.
Entre les tasques de secretaria, la primera i més important és informar de tot aquest procés, ja sigui presencialment o telefònicament. Moltes famílies i alumnes no saben quins són els requisits per accedir a un cicle, on es poden cursar, què han de presentar, quan, quina nota de tall aplica a la seva sol·licitud, on han de consultar les llistes d'admesos... Si es dona una bona informació, el camí per accedir als estudis triats es fa més fàcil, i d'aquest acompanyament s'encarrega la secretària del centre.
Després a secretaria es revisen totes les sol·licituds i es validen les dades que han declarat els alumnes al formulari. S'elaboren les llistes provisionals i es fan les correccions que els sol·licitants demanen, si s'escau. Aquest procés finalitza amb la publicació de les llistes d'admissió definitives que donen dret a l'alumne a iniciar els estudis al centre assignat i que es publiquen al web de l'Institut. Llavors, al juliol, començarà el procés de matrícula segons el calendari establert pel Departament d'Educació.
Tota la informació sobre els estudis postobligatoris de cicles formatius es pot consultar a aquí.
ALEXANDRA SUBIRATS és professora i secretària de l'institut FP Sant Cugat